W odpowiedzi na rosnącą potrzebę digitalizacji oraz uszczelnienia systemu podatkowego, Ministerstwo Finansów wprowadziło Krajowy System e-Faktur (KSeF), który od 2026 roku stanie się obowiązkowym standardem dla większości przedsiębiorców w Polsce. System ten ma na celu nie tylko przyspieszenie i ułatwienie procesu fakturowania, ale również zwiększenie transparentności transakcji VAT. W niniejszym artykule przyjrzymy się, czym dokładnie jest KSeF, jakie niesie ze sobą korzyści oraz jakie wyzwania mogą pojawić się na drodze do jego pełnej implementacji.
Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jakie są jego cele?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie teleinformatyczne, które umożliwia generowanie, wysyłanie oraz odbieranie faktur w formie elektronicznej. Wprowadzenie KSeF stanowi odpowiedź na potrzeby nowoczesnej gospodarki cyfrowej oraz oczekiwania zarówno przedsiębiorców, jak i administracji podatkowej. System ten został zaprojektowany w taki sposób, aby maksymalnie upraszczać proces fakturowania, redukując jednocześnie ryzyko błędów i nadużyć.
Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu fakturowania, co ma zapewnić większą kontrolę i lepszą analizę obrotu gospodarczego w kraju. Dzięki elektronicznej formie, faktury mogą być przetwarzane niemal natychmiast, co znacząco przyspiesza i usprawnia obieg dokumentów w firmach. Ponadto, system ma za zadanie zwiększyć przejrzystość transakcji i tym samym przyczynić się do walki z unikaniem opodatkowania.
KSeF – kiedy obowiązek wejdzie w życie i kto będzie musiał z niego korzystać?
KSeF zacznie obowiązywać w sposób etapowy. Od 1 lutego 2026 roku system będzie musiał być stosowany przez duże przedsiębiorstwa, które w poprzednim roku podatkowym zanotowały obroty przekraczające 200 milionów złotych. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 roku, obowiązek korzystania z KSeF zostanie rozszerzony na wszystkie podmioty gospodarcze.
Zobowiązani do korzystania z systemu będą wszyscy czynni podatnicy VAT, realizujący transakcje podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce. Obejmuje to zarówno dostawy towarów, jak i świadczenie usług między przedsiębiorstwami (B2B) oraz na rzecz organów publicznych. System ma być jednak na tyle elastyczny, by umożliwić wystawianie faktur także w sytuacjach awaryjnych, co gwarantuje ciągłość pracy i minimalizuje ryzyko zakłóceń w obrocie gospodarczym.
Jak wystawiać faktury w KSeF?
Wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) zrewolucjonizuje dotychczasowy proces fakturacji, czyniąc go bardziej efektywnym i przejrzystym. Dostęp do systemu KSeF można uzyskać za pośrednictwem bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF udostępnianej przez Ministerstwo Finansów, jak również za pomocą komercyjnych programów księgowych zintegrowanych z systemem.
Proces wystawiania faktury krok po kroku:
- Rejestracja i logowanie: Użytkownik musi zarejestrować się w systemie i uzyskać odpowiednie uwierzytelnienie, aby móc operować w KSeF.
- Wprowadzenie danych do faktury: Należy wprowadzić wszystkie niezbędne dane, takie jak informacje o sprzedawcy i nabywcy, opis transakcji, wartości netto i brutto, stawki VAT.
- Wysyłanie faktury do systemu: Po wypełnieniu faktura jest wysyłana elektronicznie do KSeF, gdzie jest automatycznie weryfikowana pod kątem zgodności ze standardami.
- Otrzymanie potwierdzenia: Po pomyślnej weryfikacji, system generuje Unikalny Numer Faktury (UNF), który jest dowodem na to, że faktura została zarejestrowana w systemie. Sprzedawca i nabywca otrzymują powiadomienie o zarejestrowanej fakturze.
Proces ten, choć prosty, wymaga od przedsiębiorców dostosowania swoich systemów księgowych oraz przeszkolenia odpowiednich pracowników w zakresie obsługi KSeF.
Korzyści i wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF w Polsce
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) niesie za sobą liczne korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji podatkowej, ale wiąże się również z pewnymi wyzwaniami.
Korzyści:
- Zwiększenie efektywności: Automatyzacja procesu fakturowania zmniejsza czas potrzebny na przetwarzanie faktur oraz obniża koszty operacyjne.
- Poprawa transparentności: Dzięki centralizacji danych łatwiejsza jest weryfikacja transakcji i szybsze wykrywanie nieprawidłowości.
- Bezpieczeństwo danych: Elektroniczna forma faktur zapewnia lepszą ochronę przed ich utratą czy uszkodzeniem.
- Usprawnienie zwrotu VAT: Szybsze przetwarzanie faktur przyczynia się do skrócenia czasu oczekiwania na zwrot nadpłaconego podatku VAT.
Wyzwania:
- Koszty adaptacji: Dla wielu firm konieczność dostosowania systemów informatycznych do wymogów KSeF może wiązać się z jednorazowymi, znaczącymi wydatkami.
- Szkolenie pracowników: Personel musi zostać odpowiednio przeszkolony w zakresie korzystania z nowego systemu, co również generuje dodatkowe koszty.
- Zawodność techniczna: Jak każdy system informatyczny, również KSeF może być podatny na awarie, co wymaga opracowania odpowiednich procedur awaryjnych.
Mimo wyzwań, jakie niesie ze sobą wprowadzenie KSeF, korzyści płynące z jego implementacji mają kluczowe znaczenie dla dalszej modernizacji polskiego systemu podatkowego. Umożliwienie przedsiębiorcom korzystania z elektronicznego systemu fakturowania nie tylko zwiększa ich konkurencyjność, ale również przyczynia się do zwiększenia dochodów budżetu państwa dzięki lepszemu monitorowaniu i egzekwowaniu zobowiązań podatkowych.
