Wybór odpowiedniego urządzenia wielofunkcyjnego to kluczowy krok dla każdego biura, niezależnie od jego wielkości i branży. Odpowiednio dobrana kserokopiarka biurowa wpływa na wydajność pracy, redukcję kosztów eksploatacyjnych oraz komfort codziennego użytkowania. Nie ma jednak rozwiązania uniwersalnego – inne wymagania ma jednoosobowa działalność gospodarcza, inne firma zatrudniająca kilkudziesięciu pracowników z rozbudowaną infrastrukturą sieciową.
W niniejszym artykule przedstawiamy:
- jak określić realne potrzeby biura w zakresie kopiowania, drukowania i skanowania
- na co zwracać uwagę przy wyborze kserokopiarki biurowej
- jakie funkcje są niezbędne, a jakie opcjonalne
- jakie błędy najczęściej popełniają firmy przy zakupie lub wynajmie sprzętu
- czy warto inwestować w leasing lub outsourcing druku
Spis treści
- Kserokopiarka biurowa – czy na pewno jej potrzebujesz?
- Określenie realnego zapotrzebowania biura
- Parametry techniczne, które warto znać przed zakupem
- Funkcje dodatkowe – kiedy mają znaczenie
- Kserokopiarka kolorowa czy monochromatyczna?
- Zakup, leasing czy outsourcing? Modele finansowania
- Najczęstsze błędy przy wyborze kserokopiarki biurowej
- FAQ – pytania, które warto zadać przed podjęciem decyzji
Kserokopiarka biurowa – czy na pewno jej potrzebujesz?
Nie każde biuro potrzebuje własnej kserokopiarki. W przypadku małych zespołów, które drukują okazjonalnie, lepszym rozwiązaniem może być outsourcing druku lub współdzielenie urządzenia z inną firmą. Natomiast w biurach, gdzie codziennie drukuje się dokumentację, umowy, materiały marketingowe czy raporty – kserokopiarka biurowa staje się narzędziem pierwszej potrzeby.
Określenie realnego zapotrzebowania biura
Zanim zdecydujesz się na konkretny model, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Ile stron drukujemy tygodniowo?
- Czy potrzebujemy druku kolorowego?
- Czy zależy nam na funkcji skanowania do e-maila lub chmury?
- Ilu użytkowników będzie korzystać z urządzenia?
- Czy potrzebujemy obsługi formatu A3, czy wystarczy A4?
- Czy konieczna jest obsługa dupleksu (druk dwustronny)?
Na podstawie tych odpowiedzi można zawęzić wybór do modeli, które faktycznie spełnią oczekiwania firmy.
Parametry techniczne, które warto znać przed zakupem
Wybierając kserokopiarkę biurową, warto zwrócić uwagę na następujące parametry:
- wydajność druku (strony na minutę)
- cykl miesięczny (maksymalna liczba wydruków miesięcznie)
- rozdzielczość druku i skanowania
- typ podajnika papieru (ręczny, automatyczny, podajnik ADF)
- pojemność kaset na papier i tonery
- złącza sieciowe i możliwości integracji z systemem IT
Te dane techniczne pozwalają ocenić, czy sprzęt będzie wystarczająco szybki, niezawodny i kompatybilny z infrastrukturą firmy.
Funkcje dodatkowe – kiedy mają znaczenie
Dla części firm funkcje takie jak faks, OCR (rozpoznawanie tekstu), skanowanie do folderu sieciowego czy integracja z SharePoint mają duże znaczenie. W innych przypadkach są zupełnie zbędne.
Jeśli zależy Ci na oszczędności, wybieraj modele bez funkcjonalności, której i tak nie wykorzystasz. Jednocześnie warto pamiętać, że niektóre funkcje mogą przydać się w przyszłości – np. druk z poziomu telefonu lub autoryzacja użytkowników kartą.
Kserokopiarka kolorowa czy monochromatyczna?
Druk kolorowy jest droższy – to fakt. Ale w niektórych branżach (reklama, edukacja, działy HR) trudno się bez niego obyć.
Jeśli większość dokumentów to umowy, faktury i raporty – wystarczy model monochromatyczny. Jeśli tworzysz materiały z elementami graficznymi, prezentacje czy broszury – inwestycja w kolor może się opłacić.
Zakup, leasing czy outsourcing? Modele finansowania
Nie zawsze trzeba kupować sprzęt na własność. Dziś dostępne są różne opcje finansowania:
- zakup gotówkowy – pełna kontrola, ale duży jednorazowy wydatek
- leasing operacyjny – regularne raty, możliwość wykupu po okresie umowy
- outsourcing druku – wynajem sprzętu z obsługą serwisową i rozliczaniem za strony
Każdy model ma swoje zalety i ograniczenia. Warto skonsultować wybór z doradcą ds. rozwiązań druku.
Najczęstsze błędy przy wyborze kserokopiarki biurowej
- wybór urządzenia „na zapas”, z funkcjami, których nikt nie używa
- brak analizy realnych kosztów eksploatacji (tonery, serwis, części)
- niedopasowanie do struktury sieciowej lub braku wsparcia IT
- ignorowanie kwestii serwisowych i czasu reakcji dostawcy
- wybór tylko na podstawie ceny zakupu, bez oceny TCO (całkowitego kosztu posiadania)
FAQ – pytania, które warto zadać przed podjęciem decyzji
Czy potrzebuję drukarki z obsługą sieci LAN/Wi-Fi?
Tak, jeśli z urządzenia ma korzystać więcej niż jedna osoba lub planujesz drukowanie z urządzeń mobilnych.
Jakie są ukryte koszty eksploatacji kserokopiarek?
Najczęściej: tonery, bębny, serwis, przestoje z powodu awarii.
Czy warto kupić urządzenie używane?
Tak, pod warunkiem zakupu od sprawdzonego dostawcy z gwarancją i serwisem.
Czy potrzebna jest autoryzacja użytkowników?
W firmach, gdzie drukuje się dużo i trzeba kontrolować koszty – zdecydowanie tak.
Czy kserokopiarka biurowa może być elementem systemu obiegu dokumentów?
Tak, wiele modeli integruje się z systemami ERP, chmurą lub narzędziami workflow.
