W polskim systemie prawnym bezpieczeństwo i higiena pracy to jeden z fundamentów organizacji zatrudnienia. W tym kontekście szczególną rolę odgrywa karta szkolenia BHP, która stanowi formalne potwierdzenie przeszkolenia pracownika w zakresie zasad bezpiecznego wykonywania pracy. Zawiera ona informacje istotne zarówno dla pracodawcy, jak i organów kontrolnych, stanowiąc dokument niezbędny w procesie zatrudnienia i dalszego przebiegu stosunku pracy.
Czym jest karta szkolenia BHP i jakie ma znaczenie w procesie szkoleniowym?
Karta szkolenia BHP to oficjalny dokument, który potwierdza odbycie przez pracownika szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Jest ona integralną częścią dokumentacji pracowniczej, stanowiąc dowód, że osoba zatrudniona została zapoznana z przepisami oraz zasadami dotyczącymi bezpiecznego i higienicznego wykonywania obowiązków zawodowych.
Znaczenie tej karty wykracza jednak poza samą formalność. Stanowi ona nie tylko zabezpieczenie interesów pracodawcy w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ale również ochronę dla pracownika. W przypadku wypadku przy pracy, karta jest jednym z podstawowych dokumentów wykorzystywanych w dochodzeniach powypadkowych oraz przy ewentualnych sporach sądowych.
Co istotne, karta szkolenia BHP musi być wystawiona zgodnie z określonym wzorem, zgodnym z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. (Dz.U. Nr 180, poz. 1860). Jej brak lub niepoprawne wypełnienie może być uznane za naruszenie przepisów Kodeksu pracy, skutkujące grzywną lub innymi sankcjami administracyjnymi.
Co dokładnie zawiera karta szkolenia BHP?
Zawartość karty szkolenia BHP została ściśle określona w przepisach prawa. Dokument ten musi zawierać konkretne dane formalne i merytoryczne, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację osoby przeszkolonej oraz rodzaju odbytego szkolenia. Poniżej przedstawiam elementy, które obligatoryjnie muszą znaleźć się w każdej karcie:
-
Imię i nazwisko pracownika;
-
Nazwa stanowiska pracy, którego dotyczy szkolenie;
-
Rodzaj szkolenia (wstępne ogólne, wstępne stanowiskowe, okresowe);
-
Data przeprowadzenia szkolenia;
-
Czas trwania szkolenia (liczba godzin);
-
Imię, nazwisko i kwalifikacje osoby przeprowadzającej szkolenie;
-
Podpis pracownika potwierdzający udział w szkoleniu;
-
Podpis osoby szkolącej oraz osoby upoważnionej do potwierdzenia szkolenia ze strony pracodawcy;
-
Nazwa i pieczęć jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za przeprowadzenie szkolenia.
Z praktycznego punktu widzenia bardzo ważne jest, aby karta szkolenia BHP była wypełniona rzetelnie i czytelnie. Błędy formalne, nieczytelne podpisy czy brak danych identyfikacyjnych mogą skutkować unieważnieniem szkolenia przez inspektora pracy. Warto również zauważyć, że dokument ten powinien być przechowywany w aktach osobowych pracownika, w części B, czyli tej, która zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.
Kto wystawia kartę szkolenia BHP i jakie ma obowiązki?
Za wystawienie karty szkolenia BHP odpowiada jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna przeprowadzająca szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Może to być zarówno pracodawca, jak i specjalistyczna firma zewnętrzna posiadająca uprawnienia do realizacji tego typu usług edukacyjnych. Kluczowym warunkiem jest posiadanie przez osobę szkolącą odpowiednich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, zgodnych z wymaganiami określonymi w przepisach wykonawczych do Kodeksu pracy.
W praktyce wystawienie karty szkolenia BHP następuje bezpośrednio po zakończeniu szkolenia i pozytywnym zaliczeniu przez uczestnika końcowego sprawdzianu wiedzy. Jest to moment formalnego potwierdzenia, że dana osoba zdobyła niezbędne informacje dotyczące:
-
zagrożeń związanych z wykonywaną pracą,
-
obowiązków wynikających z przepisów BHP,
-
procedur postępowania w razie wypadku lub sytuacji awaryjnych,
-
zasad ergonomii i profilaktyki zawodowej.
Do obowiązków osoby wystawiającej kartę należy:
-
zapewnienie zgodności dokumentu z aktualnym wzorem określonym w rozporządzeniu,
-
dokładne uzupełnienie wszystkich pól,
-
zebranie podpisów uczestnika oraz prowadzącego szkolenie,
-
przekazanie oryginału karty pracodawcy do archiwizacji,
-
zapewnienie, że pracownik przed rozpoczęciem pracy faktycznie ukończył wymagane szkolenie.
Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że błędne wystawienie karty – na przykład wskazanie nieaktualnego zakresu szkolenia lub podpisanie dokumentu przez osobę bez wymaganych kwalifikacji – może zostać zakwestionowane przez organy nadzoru. Taka sytuacja naraża pracodawcę na odpowiedzialność karną lub administracyjną, a w razie wypadku może prowadzić do problemów z uzyskaniem odszkodowania przez pracownika.
Jak długo należy przechowywać kartę szkolenia BHP i kto za to odpowiada?
Obowiązek przechowywania karty szkolenia BHP spoczywa bezpośrednio na pracodawcy. Dokument ten stanowi element dokumentacji pracowniczej i zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. powinien być przechowywany przez okres zatrudnienia pracownika oraz – co istotne – przez kolejne 10 lat od jego ustania, jeśli został sporządzony po 1 stycznia 2019 r. W przypadku starszych dokumentów mogą obowiązywać inne terminy, co wymaga indywidualnej analizy.
Przechowywanie karty szkolenia BHP pełni kilka istotnych funkcji:
-
dokumentuje, że pracownik był prawidłowo przeszkolony,
-
stanowi dowód w postępowaniach kontrolnych lub sądowych,
-
może być podstawą do ustalenia odpowiedzialności w razie wypadków przy pracy,
-
potwierdza spełnienie obowiązków pracodawcy w zakresie prewencji.
Z perspektywy organizacyjnej, dokumentacja ta powinna być przechowywana w formie papierowej w aktach osobowych pracownika (część B), choć coraz częściej dopuszczalna jest również forma elektroniczna – pod warunkiem spełnienia wymagań w zakresie bezpieczeństwa i integralności danych.
W przypadku kontroli inspektora pracy brak dokumentacji lub jej niekompletność może skutkować nałożeniem grzywny do 30 000 zł. Dlatego też organizacje inwestujące w systemy zarządzania dokumentacją kadrową bardzo często wdrażają procedury przypominające o terminach szkoleń okresowych oraz kontrolujące kompletność kart.
Należy podkreślić, że co zawiera karta szkolenia BHP i kto ją wystawia, to pytania kluczowe nie tylko z punktu widzenia zgodności z prawem, ale również w kontekście praktycznego zarządzania ryzykiem w miejscu pracy. Poprawne wdrożenie procedur w tym zakresie może stanowić realne zabezpieczenie przed kosztownymi konsekwencjami prawnymi i organizacyjnymi.
Więcej na stronie: szkolenia BHP Wrocław.
